Как выбрать сметную программу?

Сначала необходимо убедиться соответствуют ли Ваши сотрудники занимаемой должности, что на сегодняшний день не редкость. То есть, смогут ли они освоить сложный программный продукт (умеют ли они работать на компьютере). Решившись автоматизировать работу сметно-производственной службы, Вы рискуете только в одном - несколько лет осваивать программу своими силами, пока она не устареет.

Если Вы все-таки неотступно желаете идти в ногу со временем, то лучше всего будет не отказываться от информационно-технического о бслуживания предлагаемого разработчиками или их представителями. Помощь профессионалов сократит срок внедрения программы до 1 месяца. Но при этом Вам желательно направить на обучение энергичных, способных к самообучению сотрудников. Если Ваш сотрудник не имеет желания к обучению, то вы потратите больше времени и денег на повышение его квалификации, а работать он будет после обучения не очень эффективно.

Затем необходимо сформулировать задачи, которые Вам хотелось бы решить при внедрении сметной программы. Развеять радужные мечты о полной автоматизации и грандиозном эффекте.

Эффект от внедрения сметной программы будет заключаться в следующем:

• Применение электронных нормативных баз эффективнее чем печатных;
• Сметные программы имеют электронные нормативные базы полностью соответствующие печатным сборникам, но не заменяют их;
• Электронные базы данных оперативно обновляются и дополняются, что делает их более популярными. Но при разрешении спорных ситуаций вам потребуется печатный вариант нормативной базы;
• После внедрения сметной программы, пользователи смогут избавиться (если захотят) от необходимости поиска расценок в печатных сборниках нормативов. При этом уменьшится время поиска расценки (примерно в 2 раза).
• Примерно десятикратное сокращение времени подготовки печатной документации (смет, процентовок и т.д.) позволит наиболее эффективно использовать рабочее время ваших сотрудников. Например, они смогут просчитать 2-3 различных варианта одной сметы и выбрать наиболее выгодный для Вас.

После соответствующих настроек программа позволит безошибочно производить арифметические действия над ценовыми показателями. Это важное следствие автоматизации, так как возврат смет и процентовок (по причине наличия ошибок) после проверки заказчиком или генподрядчиком будет происходить реже, а следовательно взаиморасчеты будут проходить быстрее.

Огромная экономия рабочего времени сметчика проявляется при выборке материалов (ресурсов) по смете. Сама суть автоматизации сметно-производственной деятельности состоит в автоматическом поиске материалов необходимых для производства работ и расчете их объемов. Вместо одной недели требуемой для ручного расчета программе понадобится 10 минут. Но это возможно только при наличии качественной нормативной базы в программе.

Недостатки всех сметных программ:

Как бы ни была хороша сметная программа, она не избавит Вас от необходимости ввода текущих цен на материалы вручную (или их корректировки при каждом расчете).

Расчет стоимости материалов в текущих ценах остается единственным узким местом в завершении полной автоматизации сметно-производственной деятельности.

Далее следует изучить рынок существующих сметных программ. Для этого нужно использовать все доступные источники информации: рекламу, советы и рекомендации знакомых, коллег.

В первую очередь необходимо выяснить какие программные продукты наиболее распространены в Вашей области. Выяснить наличие сертифицированных региональных представителей разработчиков в Вашей области, которые могут оказать помощь при внедрении программы. Выбирать ни кем не используемую программу в Вашей области - выкидывать деньги на ветер. Изучение рынка программ сводится к анализу: характеристик программ (которые по описаниям совершенно одинаковы у всех программ); качества услуг информационно-технической поддержки; состава нормативных баз данных (наличие местных нормативов).

Стоимость программных продуктов играет не менее важную роль в выборе, так как она не у всех одинакова, а погнавшись за наиболее дешевой или дорогой программой легко ошибиться в выборе. Стоимость услуг информационного сопровождения, консультаций и обучения играет существенную роль, так как Вам часто придется обращаться за поддержкой, какую бы Вы программу не выбрали. Если выбрать программу не имеющую поддержки в Вашем регионе, придется учесть затраты на командировочные расходы, так как вам придется путешествовать за СОТНИ КИЛОМЕТРОВ в офис разработчика.

Самое утомительное – просмотр программ. Существует два основных способа знакомства с программным обеспечением: - демонстрация фирмами-разработчиками; - использование специальных демонстрационных версий программ (демо-версий). Предпочтительнее, естественно, показ, проводимый фирмой-разработчиком, так как представлять программы будет специалист, способный квалифицированно объяснить работу программ, выполнение их функций и так же квалифицированно дать ответы на все Ваши вопросы, которые в процессе демонстрации обязательно возникнут.

Просмотр программы лучше производить в офисе разработчика или его представителя в регионе, так как для полной установки и настройки программы на Вашем компьютере потребуется целый день (а время сейчас дорого). Использовать демо-версии рекомендуется только после просмотра рабочих программ, так как неквалифицированное использование демо-версий может сформировать неверное представление о достоинствах и недостатках рассматриваемого программного обеспечения.

Как правило, по демо-версии можно оценить только интерфейс программы, но не качество нормативных баз данных. Функциональная оценка не представляет большой сложности, если Вы знаете, чего хотите от программ и являетесь специалистом в этой области. Как правило, разработчики смогут показать как можно сделать все что угодно с помощью их программы. Но, убедиться в наличии всех требуемых функциональных возможностей, Вы сможете в совершенстве овладев программой, только после ее покупки. Нельзя опускать следующие важные вопросы: перспективность программ; полнота справочных данных (состав нормативной информации); планы разработчиков по их совершенствованию; поддержка пользователей и сопровождение программ; количество пользователей (говорит о популярности программного продукта).

Когда все программы просмотрены и мало-мальски изучены, и Вы должны принять решение, предварительно взвесив все "за" и "против". Хорошо подумайте, ведь Вам с этим работать. Не делайте свою работу "адом", в конце концов, от этого зависят Ваши производственные успехи и Ваше самочувствие. Не бойтесь многофункциональных, кажущихся громоздкими программ! Совсем не обязательно пользоваться всем спектром режимов и возможностей. Некоторые из них можно опустить, пока Вы не станете квалифицированным пользователем и не овладеете программой в совершенстве. Выбрав программу попроще в надежде побыстрее ее освоить, Вы сразу же столкнетесь с недостаточной функциональной полнотой.

Стремитесь приобретать "открытое" программное обеспечение, имеющее минимальное количество ограничений и максимальное количество настроек.

Источник: proekt.by